Wir machen einfach weiter Home Office! – Ganz so einfach ist es nicht

Viele Unternehmensinhaber, Führungskräfte und Personalverantwortliche sind überrascht, wie gut mitunter in der Corona Krise der Betrieb weiter lief, obwohl ein Großteil der Mitarbeiter von zu Hause arbeitete. Natürlich führt das zu der Überlegung, den vorübergehenden Zustand zumindest teilweise dauerhaft weiterzuführen. Hier sind aber tatsächliche und rechtliche Überlegungen anzustellen.

In den letzten Monaten zeigte sich coronabedingt  in vielen Unternehmen ein solches oder ein ähnliches Bild: 75 % der Mitarbeiter arbeiteten im Home Office. Die Abstimmung funktionierte, die Routinen veränderten sich. Treffen per Video oder Abstimmungen in Telefonrunden wurden zum Standard. Neben der Arbeit hatten die Mitarbeiter Zeit, sich auch um die Kinder zu kümmern. Die Arbeitszeiten verschoben sich von starren Vorgaben hin zu flexiblen Zeiten am Rechner. Die Arbeit wurde trotz allem erledigt, viel Zeit wurde gewonnen durch den Wegfall der Hin- und Rückfahrt zur Arbeit und überflüssige Abstimmungsrunden.

Konsequenterweise denken nunmehr, wo langsam wieder Normalität einkehrt, einige Unternehmen darüber nach, zumindest einen Teil der Mitarbeiter weiter im Home Office zu belassen, flexiblere Arbeitsplätze einzurichten, Teilzeit-Anwesenheit zu vereinbaren und anderes. Denn einerseits können hierdurch Kosten gespart werden, wenn etwa die angemietete Bürofläche verringert und damit günstiger wird. Andererseits haben sich auch einige der neuen Abläufe als gut und optimiert erwiesen und warum sollte man diese Optimierung wieder aufgeben?

Folgende Überlegungen sollte man anstellen:

 

Möchten die Mitarbeiter den vorübergehenden Zustand als Dauerzustand?

Hierzu sollte man in das Gespräch mit den Mitarbeitern einsteigen. Denn das Home-Office in der Corona Krise hatte auch den Reiz des Neuen, man konnte sich die Arbeit frei einteilen, hat sich zu Hause eingerichtet und irgendwie arrangiert. Daneben war Home-Office hilfreich, um auch gegebenenfalls die Kinder zu beaufsichtigen. Ob dies ein Dauerzustand werden sollte und ob dies von den Mitarbeitern gewollt ist, muss man klären. Schwierig dürfte es sein, wenn der Arbeitgeber von oben herab bestimmt, dass sich die Mitarbeiter nun einen Arbeitsplatz zu Hause fest einzurichten haben. Interne Kommunikation ist gefragt.

Wie ist ein nicht nur vorübergehendes Modell?

Sicherlich wird man auch überlegen können, inwieweit man das starre Arbeitsplatzmodell früherer Zeiten mit dem sehr flexiblen Home-Office-Modell kombiniert. Hier sind auch die Unternehmensführungen gefragt, verschiedene Modelle zu überdenken: Anwesenheit von zwei oder drei Tagen im Büro, der Rest im Home Office, feste Arbeitszeiten im Betrieb für die Abstimmung, Mitarbeiter teilen sich Arbeitsplätze und stimmen sich ab.

Was sind die rechtlichen Vorgaben?

Zunächst dürfte festgestellt werden, dass ein Arbeitsvertrag es in der Regel vorsieht, dass die Arbeit am Arbeitsplatz geleistet wird. Selbst wenn dies nicht ausdrücklich erwähnt ist, wird man diesen Grundsatz in den allermeisten Fällen annehmen dürfen. Arbeitsvertraglich ist es daher problematisch, durch Vorgabe des Arbeitgebers von heute auf morgen den Mitarbeitern aufzuerlegen, zu Hause den Arbeitsplatz einzurichten. Denn wenn obige Grundregel greift, muss der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz in der gesetzlich vorgeschriebenen Form und Ausstattung zur Verfügung stellen.

Selbst wenn dies  -etwa durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag-  einvernehmlich mit dem Mitarbeiter geschieht, sind hier dann auch gesetzliche Regelungen zu beachten. Im Detail muss genau geprüft werden, es gibt aber schon auf den ersten Blick sich aufdrängende Fragestellungen:

  • Wie muss der Arbeitsplatz im Home Office ausgestaltet sein-Ausstattung, Sicherheit, Brandschutz?
  •  Wer trägt die Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause und was geschieht, wenn ein Arbeitsplatz zu Hause aus Platzgründen nicht möglich ist?
  • Versicherung-wie ist der Arbeitnehmer versichert, wenn er im Home Office arbeitet?
  • Wie ist die Nutzung der Privatwohnung steuerlich zu behandeln?
  •  Was geschieht, wenn sich etwa die private Situation des Arbeitnehmers ändert und ein Home-Arbeitsplatz nicht mehr möglich ist?
  •  Welche Vorkehrungen sind im Hinblick auf Datenschutz (DSGVO) zu treffen.

 

Der Teufel liegt im Detail. Bevor man also gemeinsam mit den Mitarbeitern darüber nachdenkt, auch zukünftig mehr Home-Office zu erlauben oder sich dies zu wünschen, sollten einige Rahmenbedingungen geklärt und abgeprüft werden.

© Copyright 2019
Rückel & Collegen